“数电发票”到底需不需要保存电子版?
发文时间:2023-09-15
作者:汤茹亦
来源:中道财税
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“以数治税”已悄然降临,发票的样式和保存形式也正发生着改变。很多已经存续的企业都已经缴销了纸质发票,开始全面开具数电发票,而对于新办纳税人来说,可以直接实现开业即开票,无介质开票。相关阅读:9月起,数电票备注栏填写不全,一律退回!


在享受便利性的同时,很多财务朋友也发出了疑问,在开具和取得数电票后,虽然我们还是习惯性的打印出来,但是那种方式才是更加合规的形式,是否可以不再打印纸版,而仅保存电子版,又或者打印后是否就可以不再保存电子版发票呢?


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根据相关政策(财会〔2020〕6号)及税务总局、财政部的答复我们可以得知,企业在接收数电发票时,必须保存OFD源文件,也就如果仅收到纸质打印版发票是不充分的。而且必须是OFD源文件,不能是拍照、截图、扫描这样的电子文件。

那么很多财务朋友就反馈,虽然也很想按照规定来实施,但是确实是做不到,因为业务在提供发票的时候大部分都是打印的纸质版,或者就是拍个照直接发过来了。所以这就涉及到工作方式的改变,建议财务部要设置自己专门用于接收发票的邮箱,并且告知企业内部人员在提交发票时如果取得电子(数电)票,可以不再自行打印而是将原版下载的文件(OFD源文件)直接发送到财务的指定邮箱中。如果报销审批时需要附附件,则需要自行打印发票,同时将OFD源文件发送至财务指定邮箱。

毫无疑问这确实是会增加财务的工作量,因此对于单位可直接接收的数电发票,财务也可以自行到“增值税发票综合服务平台”或者【电子税务局】——【我要办税】——【税务数字账户】选择【发票查询统计】——【全量发票查询】中接收数电发票。

另外关于电子票重复报销的问题,大家可以关注发票右侧“下载次数”的提示信息,如果下载次数为“1”则有可能是第一次打印报销,如果数字超过“1”则需要小心是否是重复下载打印报销。当然也可以制作excel查重表格进行统计,对每次收到的发票号码进行核对。当然,如果可以适当对财务软件进行升级,可以在每张录入凭证信息中添加发票号码栏,这样每次录入凭证都要填写相应的发票号码,系统也会自动对以往统计过的发票号码进行比对,提示重复与否。


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(上图以Oracle系统为例,以实际界面为准)

对于数电发票的后续归档管理,企业也需要结合自身的实际情况进行判断,如果已经全面实现“无纸化”办公,即建立起电子会计档案管理系统的单位,可以仅对数电发票OFD源文件进行保存,不需要再打印纸质版留存。而对于绝大多数的中小企业来说,均处于半纸质、半电子的过度管理过程中,因此会计账簿、凭证资料等还是以纸质形式保存,这种情况下企业财务的工作量势必就要加大,也就是在向全面“无纸化”过度的过程中,还是需要同时保存纸质版打印发票及OFD源文件。

牵一发而动全身,“数电”时代的到来,不仅是税收征管的革新,也对传统的会计信息系统发起了挑战,早在2022年财政部发布《会计改革与发展“十四五”规划纲要》时就已经对会计信息化的发展提出了更高的要求,财税不分家,大数据时代的浪潮中,财务人在“被动”接受税收征管新方式的同时,也需要从自身的工作出发,多思考如何改变现有工作方式,提升数据、信息处理能力,这样才能从本质上适应时代的发展。


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增值税的计税期间

  除了临时性经营活动,纳税人的生产经营活动是一个连续不间断的过程,因此各税种法律法规规定,纳税人需要以一定的、固定的时间周期为限,对这个期间内的应纳税额依法进行计算并缴纳,这个税法规定的纳税人据以计算应纳税额、履行纳税申报和税款缴纳义务的时间区间,就是计税期间。计税期间按照纳税人经营行为的连续性,又可分为按期纳税和按次纳税两个大类。

  纳税人按照确定的计税期间确认纳税义务并依法计算的税款,需要及时足额的缴纳入库。因此,税法又对纳税人在每个计税期间结束后,申报缴纳税款的最后时点进行了限制,形成了一段缴纳税款的法定期限,就是申报纳税期限。纳税人必须守法遵规,在规定的纳税期限内缴纳税款,超过期限的,会被依法加收滞纳金及处理。

  计税期间和申报纳税期限是一对焦不离孟、孟不离焦的两个核心征管要素,共同解决纳税人多长时间计算一次应纳税款,以及在什么时间缴纳入库的问题。

  增值税的计税期间也同样分为按期纳税和按次纳税两种情形。小规模纳税人按期纳税和按次纳税,还可以享受不同的增值税起征点优惠。扣缴和预缴增值税的,其计税期间以纳税人确定。

  一、一般规定

  按期纳税的计税期间最短为10日,最长为一个季度。《增值税法》第三十条规定,增值税的计税期间分别为十日、十五日、一个月或者一个季度。纳税人的具体计税期间,由主管税务机关根据纳税人应纳税额的大小分别核定。

  按次纳税的是不经常发生应税交易的纳税人,《增值税法》规定,这种纳税人可以按次纳税。

  二、特殊规定

  但税法也对一些特殊的不经常发生应税交易的纳税人,以及从事特定应税交易的自然人,也确定按月计税。《国家税务总局关于起征点标准等增值税征管事项的公告》(国家税务总局公告2026年第4号)第二条规定,自然人发生下列情形,适用10号公告第一条规定的以一个月为一个计税期间的起征点标准:

  一是自然人取得2025年8月8日起(含当日)新发行国债、地方政府债券、金融债券的利息。一次性收取利息的,以对应计息期月均分摊的利息,确定月销售额。

  二是自然人出租不动产。一次性收取多月租金的,以对应租赁期月均分摊的租金,确定月销售额。

  三是互联网平台内从业人员自互联网平台企业取得服务收入,并由互联网平台企业按照规定办理增值税等税费代办申报。从业人员自互联网平台企业取得的服务收入按月确定销售额,计算缴纳增值税。

  四是自然人报废产品出售者通过“反向开票”销售报废产品,并由资源回收企业按照规定办理增值税等税费代办申报。资源回收企业按月为出售者代办增值税及附加税费、个人所得税的申报事项,按规定缴纳代办税费。

  五是保险代理人为保险企业提供保险代理服务,并由保险企业按照规定办理增值税等税费代办申报。保险企业按月为个人代理人代办增值税及附加税费、个人所得税申报报,按规定缴纳代办税款。证券经纪人、信用卡和旅游行业代理人比照执行。

  三、选择规定

  由于小规模纳税人可以根据自身经营特点,选择适用按月10万元起征点,也可以选择适用按季30万元起征点。因此小规模纳税人可以自行选择以一个月或一个季度为计税期间。一经选择,一个会计年度内不得变更。《增值税法实施条例》第四十三条规定,小规模纳税人可以适用增值税法第三十条规定的以一个季度为一个计税期间。

       政策依据:

      《财政部 税务总局关于增值税法施行后增值税优惠政策衔接事项的公告》(财政部 税务总局公告2026年第10号)

增值税的申报纳税期限

  除了临时性经营活动,纳税人的生产经营活动是一个连续不间断的过程,因此各税种法律法规规定,纳税人需要以一定的、固定的时间周期为限,对这个期间内的应纳税额依法进行计算并缴纳,这个税法规定的纳税人据以计算应纳税额、履行纳税申报和税款缴纳义务的时间区间,就是计税期间。计税期间按照纳税人经营行为的连续性,又可分为按期纳税和按次纳税两个大类。

  纳税人按照确定的计税期间确认纳税义务并依法计算的税款,需要及时足额的缴纳入库。因此,税法又对纳税人在每个计税期间结束后,申报缴纳税款的最后时点进行了限制,形成了一段缴纳税款的法定期限,就是申报纳税期限。纳税人必须守法遵规,在规定的纳税期限内缴纳税款,超过期限的,会被依法加收滞纳金及处理。

  计税期间和申报纳税期限是一对焦不离孟、孟不离焦的两个核心征管要素,共同解决纳税人多长时间计算一次应纳税款,以及在什么时间缴纳入库的问题。

  增值税的计税期间也同样分为按期纳税和按次纳税两种情形。小规模纳税人按期纳税和按次纳税,还可以享受不同的增值税起征点优惠。扣缴和预缴增值税的,其计税期间以纳税人确定。

  《增值税法》对增值税纳税人申报纳税期限对应不同的计税期间分别规定。

  一、按期纳税的申报纳税期限

  纳税人以一个月或者一个季度为一个计税期间的,自期满之日起十五日内申报纳税。

  纳税人以十日或者十五日为一个计税期间的,应当自期满之日起五日内预缴税款,自次月一日起十五日内申报纳税。

  纳税人进口货物,应当按照海关规定的期限申报并缴纳税款。

  二、按次纳税的申报纳税期限

  《增值税法实施条例》第四十四条规定,按次纳税的纳税人,销售额达到起征点的,应当自纳税义务发生之日起至次年6月30日前申报纳税。

  三、预缴税款的申报纳税期限

  《增值税预缴税款管理办法》(财政部 税务总局公告2026年第14号),对五种预缴增值税情形规定了不同的申报纳税期限。

  一是纳税人跨地区提供建筑服务,应当自纳税义务发生之日起至次月(按季纳税的,为季度结束后的次月,下同)纳税申报期结束前预缴税款。

  二是纳税人采取预收款方式提供建筑服务,以及跨地区提供建筑服务收取预收款,应当自收到预收款之日起至次月纳税申报期结束前预缴税款。

  三是房地产开发企业采取预售方式销售自行开发的房地产项目,应当在收到预收款的次月纳税申报期内预缴税款。

  四是纳税人转让或者出租与机构所在地不在同一县内的不动产,应当自纳税义务发生之日起至次月纳税申报期结束前预缴税款。

  五是油气田企业跨省销售与生产原油、天然气相关的服务,应当自纳税义务发生之日起至次月纳税申报期结束前预缴税款。