电子劳动合同该怎么签
发文时间:2020-07-15
作者:梁燕玲 唐超
来源:金杜研究院
收藏
897

2020年3月4日,人力资源社会保障部办公厅(以下简称“人社部”)发布的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(以下简称:“《复函》”)明文规定:“用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。”这是人社部首次提出用人单位采用电子形式订立劳动合同。但《复函》并未对其中的关键概念进行明确规定,例如,什么是可靠的电子签名?如何确保电子劳动合同的完整、准确、不被篡改?因此,上述政策如何有效落地成为了很多企业关心的问题。


  我们理解,不少用人单位对于劳动管理电子化仍持观望态度的原因是,如何签署电子劳动合同才能得到裁审机关的认可?针对电子劳动合同“雷声大、雨点小”的问题,在本文中,我们将根据上述《复函》的要求,结合现有司法判例,探讨电子劳动合同在实践中应当如何落地。


  用人单位在订立电子劳动合同时需要采取哪些步骤?


  在实践中,我们建议用人单位采取如下步骤订立电子劳动合同:


  选平台:选择用人单位自建合同管理平台或者购买第三方电子合同签约平台提供服务;


  定意向:用人单位应当与劳动者协商一致确定以电子合同的形式签署劳动合同;


  验身份:用人单位与劳动者分别在电子合同签约平台提交主体基本信息,完成注册登记,并进行双方身份验证;


  谈合同:用人单位与劳动者对劳动合同内容协商一致确定合同基本内容;


  签名字:用人单位与劳动者应当对劳动合同进行电子签名;


  严加密:推荐使用电子合同签约平台的辅助加密技术,对劳动合同进行加密、认证;


  做备份:在电子劳动合同订立并签署后,合同的最终文本信息应当在电子合同签约平台中完成备份,以备未来调阅使用。


  为了让用人单位进一步了解电子劳动合同的签约步骤,我们将在下文对上述每一个签约环节进行简单介绍。


  第一步选平台


  对于用人单位选择自建合同管理平台,还是购买第三方电子合同签约平台提供服务,相较之下,我们建议用人单位选择符合《电子签名法》规定要求并被当地司法机关认可的第三方电子合同平台。


  根据人社部的《复函》,采用电子劳动合同应当符合《电子签名法》规定的“可视为书面形式的数据电文”和“可靠的电子签名”。但《复函》及《电子签名法》均未明确规定使用何种技术才符合上述标准,导致用人单位通过自建合同管理系统签署劳动合同的有效性存在不确定性。


  在实践中,电子劳动合同采用符合《电子签名法》等法律法规规定的电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段,其真实性被认可的可能性较大。在实操中,用人单位可以考虑采用上述技术手段的电子取证、存证平台对电子劳动合同进行认证。


  第二步定意向


  根据《复函》规定,用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。对于“协商一致”的要求,在实践中存在不同的认定标准,以“结果导向”的观点认为,只要双方签署了电子劳动合同就构成了协商一致;以“意思表示导向”的观点认为,双方在签约前,应当协商确定以电子劳动合同的方式进行签约。


  对于上述问题,我们建议用人单位采取“双保险”的方式在前期固定相关证据:


  用人单位与劳动者在电子劳动合同签约前,通过微信、短信或电子邮件的方式进行沟通协商,征得劳动者对于签署电子劳动合同的事先同意;


  用人单位还应在电子劳动合同的正文中以加粗加黑等显著突出的方式,明确约定双方同意签订电子劳动合同,这样既可以突出双方对于采取电子劳动合同方式签约的协商过程,又可以在结果上确定双方的意思表示。


  第三步验身份


  第三步包含两个子步骤:订立主体身份登记+订立主体身份验证。


  为便于理解,我们可以将本步骤类比为日常生活中的“酒店预订”场景。当我们在生活中预订酒店时,首先,入住人会通过手机APP在网上选择酒店,然后输入入住人的身份信息(姓名、身份证号),完成主体身份登记。接着,入住人将向酒店提供身份证原件,并在酒店的人脸识别系统中录入自己的头像,以供酒店完成身份验证。


  当用人单位使用电子合同签约系统(以下简称“系统”)时,同样遵循上述操作逻辑。


  首先,在身份登记步骤,用人单位和劳动者应分别在系统中上传各自的名称(或姓名)、住所、社会统一信用代码(或身份证)、登记许可证(如有)、联系方式等基本信息。在双方上传后,系统应当允许双方在缔约过程中互相查看对方的基本信息,以供双方初步判定对方的身份。


  其次,在身份验证步骤,系统应当采用适当方法对双方主体的真实身份进行核实验证。常见的验证方法有:人脸识别验证、手机验证、银行卡验证、身份证验证、公安部eID验证等。在司法实践中,据不完全统计,被法院判决认可的验证方法有:验证用户登录密码、手机验证码、E-TOKEN动态口令、客户证书、动态口令、静态密码、UKEY身份认证介质等。


  第四步谈合同


  在合同双方彼此确认无误后,下一步便是确定合同的基本内容。


  根据《劳动合同法》第三条规定,劳动合同的订立应当符合平等自愿、协商一致原则。具体而言,用人单位与劳动者在签约时,双方地位平等,双方均享有选择签约对象、决定合同内容的自由,双方应当就劳动合同的主要条款达成一致。


  为满足上述规定的要求,用人单位在使用电子劳动合同签约系统时,应当保证系统正常运行并注意在系统后台中备份、记录、存储双方协商以及对合同内容进行修改的记录,以备后期发生争议时举证之用。


  第五步签名字


  在双方经过谈判确定电子合同的基本内容后,便进入了电子签名阶段。


  根据《电子签名法》,用人单位与劳动者在签署电子劳动合同时,应当使用“可靠的电子签名”。但由于《电子签名法》并未明确规定用人单位应具体采取何种技术手段才能满足上述标准,导致实践中存在不同的电子签名操作方法。


  在用人单位的实际操作中,比较稳妥的方式是选择第三方机构进行电子认证服务,对电子签名提供真实性、可靠性验证。根据《电子签名法》的有关规定,我们推荐用人单位与持有工信部颁发的《电子认证服务许可证》的电子认证服务提供者合作,申请电子签名认证证书(又称:“CA证书”)。就目前而言,市场中存在的大部分主流电子签约平台均已获得了上述合法资质。用人单位在选择电子签约平台时,可以要求电子签约平台提供相关资质证书并加以核验。


  此外,需要提醒用人单位注意的是,实践中往往发生电子签名被不法分子骗取或盗用的情形。电子签名的实际所有人作为受害方,通常主张电子合同中的签名非其本人所为,从而否定电子合同的有效性。为此,我们建议用人单位在电子劳动合同中,以加粗加黑等明显方式增加一条“风险提示条款”。


  第六步严加密


  在完成电子签名认证后,需要对于电子合同全文进行辅助认证,从而保证合同在签署之时未被篡改。


  我们建议用人单位使用辅助加密或保密的技术设施,包括二维码、时间戳、水印、短信通知等方法。


  根据最高人民法院发布的《关于互联网法院审理案件若干问题的规定》(以下简称“《规定》”)第11条,“当事人提交的电子数据,通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证、存证平台认证,能够证明其真实性的,互联网法院应当确认。”


  在实践中,较为广泛使用并得到认可的加密技术主要有两种:


  区块链技术;


  对于区块链技术,杭州互联网法院认可将电子合同有关电子数据的哈希值通过区块链技术储存于杭州互联网法院司法区块链平台的方法,从而证明电子数据的完整、真实、不被篡改。杭州互联网法院司法区块链平台是杭州互联网法院为解决电子数据的生成、存储、传输和使用,利用区块链技术搭建的全流程记录、全链路可信、全节点见证的公信证据链。


  可信时间戳技术。


  对于可信时间戳技术,北京知识产权法院认可通过审查可信时间戳服务系统固定电子数据的过程。可信时间戳服务是国家授时中心时间戳服务中心通过我国法定时间源和现代密码技术相结合而提供的一种第三方服务,保证了电子数据形成时间的准确性。此外,该技术可以实现每个电子数据文件在申请时间戳时自动产生一个唯一对应的数字指纹和认证电子证书,从而可以在庭审中将待验证的电子数据文件与时间戳文件相匹配,判断是否通过时间戳验证。因此,采用可信时间戳技术可以增强电子数据证据真实性的证明力。


  第七步做备份


  经过电子签名后的电子合同最终文本应当同步在电子合同签约系统或第三方储存服务商服务器中备份,以便在未来发生纠纷时调用查询。


  参照商务部发布的《电子合同在线订立流程规范》(征求意见稿)规定,用人单位在对电子劳动合同进行备份时,可以关注以下问题:


  备份的内容:电子合同的完整储存信息应当包括:合同内容、签约时间、合同双方主体信息、电子签名信息等;


  备份的查询方式:电子合同双方可以通过在线或离线的方式随时在订阅系统中查阅自己签订的合同信息。具体而言,利用在线方式查询电子合同的,应当利用电子签名制作数据进入储存平台,并遵守相关操作程序;利用离线方式查询电子合同的,应当持有主体身份文件,前往储存平台的办公地点进行查询。


  备份的期限:电子合同的储存期限不得晚于合同订立之日起五年。


  结语


  综上所述,考虑到用人单位电子化办公的实际需求,结合目前立法上对劳动合同电子化提供的法律依据和司法实践的认可趋势,用人单位有理由、也有必要逐步探索劳动管理电子化的进程。在用人单位的实操过程中,考虑到当前关于电子劳动合同的细化规则较少,结合各地审判标准和尺度的不同,我们建议用人单位树立“司法裁判结果导向”意识,优先选择已获得当地司法裁判认可的技术手段进行签署电子劳动合同。相信随着时间的推移以及司法裁判尺度的逐渐明晰,将会有越来越多的用人单位采用电子方式签署劳动合同。


我要补充
0

推荐阅读

企业破产重整中以股票清偿债务增值税处理按法院裁定价还是市场价?

破产重整是指对于已经具备破产原因但又有维持价值和再生希望的企业,通过债权人让步和出资人权益调整等措施,使得企业避免破产清算、获得新生的司法挽救制度。部分企业在破产重整过程中用其持有的上市公司股票抵偿债务,以及上市公司在破产重整中以资本公积转增的股票清偿债务,不可避免地会涉及金融商品转让缴纳增值税以及股票卖出价的金额确定问题。

  常见做法:用股票清偿债务

  2023年,某中级人民法院裁定通过甲集团有限公司的破产重整计划,确定引进投资人补充流动资金,同时以该集团持有的乙上市公司的股票作为主要偿债资源,向债权人进行分配以完成债务重组的总体方案。甲公司本次重整计划,既涉及有财产担保的债权清偿,也涉及无财产担保债权的清偿。在重整计划中,甲公司将以担保财产即所持乙公司股票实施以股抵债,抵债价格以重整计划草案提交某法院和债权人会议之日前20个交易日的交易均价确定,具体为3元/股。该价格与乙公司股票的市场公允价格相同。

  对于甲公司无财产担保的普通债权,甲公司将以现金方式,对每家债权人在标杆金额以内的债权部分予以全额清偿;超过标杆金额的债权部分,甲公司采用留债方式将来继续清偿。甲公司在扣除现金清偿和留债清偿的金额以后,最终剩余普通债权金额7200万元。由于甲公司恰好持有乙公司股票800万股,故以此清偿剩余债权部分,此时股票的抵债价格为剩余的普通债权金额÷股票的总数量=7200÷800=9(元/股)。据此,人民法院裁定的重组计划中,明确甲公司按照9元/股的价格抵债,且该部分债权7200万元获得全部清偿。

  交易分析:属于“金融商品转让”

  根据《营业税改征增值税试点实施办法》(财税[2016]36号附件1)规定,金融商品转让主要是指转让外汇、有价证券、非货物期货和其他金融商品所有权的业务活动。其他金融商品转让,包括基金、信托、理财产品等各类资产管理产品和各种金融衍生品的转让。

  案例中,甲公司用其持有的乙公司股票清偿债务,需要将乙公司股票的权属过户登记到债权人名下,属于办法所称的转让有价证券所有权的业务活动,需要按照“金融商品转让”计算缴纳增值税。在具体计算上述股票转让涉及的增值税时,需要进一步确认甲公司抵债股票的卖出价,到底是以股票的市场价值确定,还是以重组计划确定的抵债价格确定——这对于最终计算的增值税税款会产生重大影响。

  关键问题:如何确定股票卖出价

  本案例中,对于甲公司抵债股票的卖出价应如何确定,有不同看法。由于重整计划是由人民法院裁定,且裁定书已经明确采用股票实物清偿的7200万元债权获得100%清偿,有人据此认为,应当按照抵债价格9元/股作为卖出价。对此,笔者认为,应以市场公允价格作为甲公司抵债股票的卖出价。

  根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》(法释[2023]13号)第四十二条规定,转让价格未达到交易时交易地的市场交易价或者指导价70%的,一般可以认定为“明显不合理的低价”;受让价格高于交易时交易地的市场交易价或者指导价30%的,一般可以认定为“明显不合理的高价”。

  案例中,乙公司股票的市场公允价格为3元/股,且根据乙公司历年股票交易价格水平,乙公司股票在历史上的成交价格从未高于3.5元/股。若以重整计划中明确的9元/股作为股票清偿卖出价,则背离了市场交易价格,同时远高于同一重整计划中有财产担保债权的抵债价格3元/股。根据法释[2023]13号文件,重整计划中的抵债价格9元/股已远超市场合理的价格水平,故以此价格作为股票清偿卖出价并不合理。

  同时,增值税的课税对象是商品或者服务流转的增值额。而在甲公司的重组方案中,其抵债价格是按照公司剩余的股票资产价值和数量,为了方便执行债权分配而倒算出的数额。案例中,甲公司剩余债权金额为7200万元,剩余股票数量为800万股,因此确定每股股票抵债价格为9元。但如果假设剩余股票数量为1600万股,则每股抵债价格为4.5元;如果剩余股票数量为2400万股,则每股抵债价格为3元。可见,甲公司的每股抵债价格不是市场交易结果的体现,而是人为确定的推算金额,无法正确衡量该股票抵债交易的实际增值情况,违背了增值税以增值额为课税对象的基本逻辑。

  此外,借鉴债务重组企业所得税原理,以实物资产清偿债务可以看作:债务人先以公允价格将实物资产出售给债权人,债务人以取得的资金偿还债务,债权人豁免债务人的剩余债务。结合本案例,甲公司同时存在金融商品转让增值和债务重组收益。甲公司持有的乙公司股票800万股,如果按照每股3元进行抵债,仅可抵偿2400万元的剩余债权,实物抵债对应的债权总金额7200万元与2400万元之间的差额,其实是债权人的重整损失,或者是债务人的重组收益。如果按照每股9元确定股票卖出价,将导致甲公司的债务重组收益被认定为增值税的课税增值额。


税务机关拍卖纳税人财产抵缴欠税的行为是否应交税的讨论

田野在其公众号《新田野财税》中有一个四川学员质疑其观点:政府罚款3亿,企业没钱支付,便以房产抵罚款,田野认为不应交税,该学员认为应交。田野进一步举例:纳税人欠税,税务机关查封、依法拍卖或者变卖其价值相当于应纳税款的商品、货物或者其他财产,以拍卖或者变卖所得抵缴税款,纳税人以物抵税的行为也不交税。

  本文认为田野老师大错特错了。

  先看三个案例,以是否应交增值税论证行为是否是应税行为:

  1、A公司私自印制发票,税务机关根据《发票管理办法》没收印制发票的设备,拍卖或申请法院拍卖,A公司是否应交增值税?

  2、B公司欠税100万,税务机关拍卖或申请法院拍卖B公司设备,以拍卖款抵缴欠税。 B公司是否应交增值税?

  3、C公司欠D公司100万,D公司申请法院拍卖C公司设备,以拍卖款偿债,C公司是否应交增值税?

  答案是:A公司不应交增值税,B、C公司应交增值税,分析如下:

  《增值税暂行条例》第一条规定:

  在中华人民共和国境内销售货物或者加工、修理修配劳务,销售服务、无形资产、不动产以及进口货物的单位和个人,为增值税的纳税人,应当依照本条例缴纳增值税。结合《增值税暂行条例》其他规定,增值税纳税义务发生应具备四个条件:(1)在境内,(2)发生应税行为,(3)有偿,(4)不是自我服务。

  案例1中税务机关根据《发票管理办法》没收A公司案涉设备的行为是行政处罚行为,自罚没行为生效时,该设备所有权即归国家所有,罚没行为生效时罚没物品所有权已变更这一点是与案例2、3的重要区别。罚没行为对A公司是行政处罚,当然不是应税行为,其后因设备所有权已不属于A,拍卖行为也与A无关。所以A公司就该行为而言不是增值税纳税义务人。

  税务机关是否应交增值税?根据《罚没财物管理办法》(财税[2020]54号)的规定:

  执罚部门应拍卖或变卖罚没物品并上缴国库,纳入一般公共预算管理,罚没收入属于政府非税收入;或者将罚没物品交由同级财政部门统一管理。

《财政部 国家税务总局关于罚没物品征免增值税问题的通知》(财税字[1995]69号)特别规定:

  行政机关就罚没物品取得的罚没收入不交增值税。所以一般情况下执罚部门拍卖或变卖罚没物品是不交增值税的。但是若执罚部门罚没物品后拍卖或变卖收入未上缴国库,或未交由同级财政部门统一管理而留下自用,则不符合财税字[1995]69号文的规定,执罚部门即应交增值税。

  《国家税务总局关于罚没的竹木变价收入是否征收增值税问题的批复》(国税函[1998]460号)中明确:

  未上缴国库,不属于财税字[1995]69号文件规定的不予征收增值税的范围。

  若执罚部门根据财税[2020]54号文的规定将罚没物品如红旗轿车交由同级财政部门统一管理,之后财政部门根据需要又将该红旗轿车拨付该执罚部门。该执罚部门将来处置该红旗轿车时是否应交增值税?行政机关发生应税行为譬如销售货物是否应交增值税?当然应交。此时是行政机关正常销售货物的行为,与财税字[1995]69号文件规定的就罚没物品取得的罚没收入不交增值税的情形截然不同。

  案例2中税务机关拍卖或申请法院拍卖B公司设备时,该设备所有权仍属B公司所有,所有权归属是分析是否为应税行为的关键。包括税务机关在内的执罚部门无权没收与违法行为无关的财产,其拍卖行为对于B公司而言不是行政处罚,而是强制其履行纳税义务的行政措施,采取扣押、查封措施后依法拍卖,以拍卖所得抵缴3亿罚款是同样的道理。B公司在境内发生了转让财产所有权的销售行为并取得了对价,是增值税的纳税义务人,并不需要考虑B公司是自愿拍卖履行纳税义务还是被强制履行纳税义务。如果立法精神是B公司自愿拍卖,就其所得履行纳税义务,其拍卖行为是应税行为,而行政机关依法拍卖从而强制其履行纳税义务就不是应税行为,且不说不符合增值税的相关规定,更会助长纳税人的另一种恶行,并增加行政成本:在欠税又无纳税必要资金的情况下,绝不主动变卖财产以其所得抵交欠税,而是坐等行政机关强制执行从而就财产的转让行为不交增值税,岂不荒唐!《国家税务总局关于人民法院强制执行被执行人财产有关税收问题的复函》(国税函[2005]869号)也明确:法院的强制执行活动即拍卖、变卖行为属司法活动,不具有经营性质,不属于应税行为,税务机关不应向法院的强制执行活动征税。但无论是纳税人的自主行为,还是法院强制执行,纳税人均应就拍卖、变卖财产的全部收入依法缴税,法院应当协助。

  案例3应交增值税,朋友们不会错,不再赘述。

  作者单位:河南正平税务师事务所(普通合伙)


小程序 扫码进入小程序版